Wybór odpowiedniej sali konferencyjnej stanowi nie lada wyzwanie. Ma jednak duży wpływ na to, czy całe przedsięwzięcie zakończy się sukcesem. Sprawdź, jak znaleźć idealne miejsce na Twoje wydarzenie.
Pojemność i wymiary sali
Zastanów się, ile osób weźmie udział w konferencji, w ten sposób łatwiej określisz odpowiednie wymiary pomieszczenia. Sprawdź, jak wygląda układ sali i czy można w razie potrzeby go zmienić. Pomyśl również, ilu delegatów musi zmieścić w jednym pomieszczeniu na raz? Czy harmonogram konferencji wymaga, by wszyscy uczestnicy zgromadzili się w jednym miejscu, czy w wielu? Czy networking i interakcja z publicznością są kluczową częścią wydarzenia? Pojemność sali ma kluczowe znaczenie. Na pewno nie chcesz stłoczyć uczestników, by czuli się niekomfortowo. Z drugiej jednak strony duża i pusta sala może sprawiać wrażenie, że Twoje wydarzenie nie cieszy się dużą popularnością.
Na przykład, jeśli w konferencji ma wziąć udział co najmniej 300 uczestników, sala powinna wygodnie pomieścić 350-400 osób. Dzięki temu spokojnie pomieści dodatkowych gości, którzy pojawią się i zarejestrują w ostatniej chwili.
Co obejmuje opłata za wynajem?
Przed podpisaniem umowy zapytaj menadżera lub właściciela, czy i jaki sprzęt audiowizualny jest wliczony w cenę. Nie tylko sporo zaoszczędzisz, ale również zaoszczędzisz sobie wiele problemów przy szukaniu zewnętrznego dostawcy.
Zanim sfinalizujesz umowę, zapytaj, ile czasu zajmie cateringowi ustawienie stolików i przygotowanie posiłków, jeśli chcesz zapewnić poczęstunek podczas konferencji albo planujesz wieczorny bankiet dla delegatów.
Dogodna lokalizacja dla uczestników
Miejsce wydarzenia jest jednym z najważniejszych czynników do rozważenia na etapie planowania. Przy podejmowaniu decyzji o rejestracji potencjalni uczestnicy wezmą pod uwagę koszty podróży i wygodny dojazd. Szukając sali konferencyjnej, zwróć uwagę na odległość od centrum, hoteli, dworca kolejowego i autobusowego. Sprawdź, czy przed ośrodkiem znajduje się duży parking. Zapytaj, czy uczestnicy mogą nieodpłatnie korzystać z miejsc parkingowych.
Darmowe WiFi
Standardowe połączenie może nie wystarczyć do obsługi wszystkich uczestników konferencji. Zapytaj więc o dedykowany sygnał WiFi dla Twoich gości. Większość obiektów konferencyjnych będzie miała dedykowane połączenie, ale musisz się upewnić. Prędkość Internetu również odgrywa bardzo ważną rolę, szczególnie jeśli planujesz strumieniować video albo nagrywać live na mediach społecznościowych.
Szybkość przesyłania danych powinna utrzymywać się na poziomie 8-12 Mb/s (megabitów na sekundę), by obsłużyć większą liczbę uczestników. Na wszelki wypadek możesz przeprowadzić testy prędkości.
Udogodnienia
Nowoczesna sala konferencyjna oferuje niezbędne udogodnienia, takie jak oświetlenie, głośniki, mikrofony, sprzęt video, projektory i tablice interaktywne. Dzięki temu prelegenci mogą wygodniej przedstawić swoją prezentację. Dodatkowo sprawdź, czy centrum konferencyjne oferuje wsparcie techniczne w czasie konferencji. Zapytaj menadżera, czy współpracuje z firmą cateringową, czy musisz poszukasz zewnętrznego dostawcy.
